Ofis ve iş akışı otomasyonu

Neden önemli?

Anadolu Market'in muhasebe ekibinde her pazartesi aynı tören yaşanır: "Gelen" klasörüne düşen 40-50 fatura PDF'i, Excel dökümü ve fiş fotoğrafı tek tek açılır, doğru klasöre sürüklenir, adı "2026-10-26_fatura_01.pdf" biçimine çevrilir, klasörün yedeği alınır ve haftalık özet e-postayla yöneticiye gider. Bu iş yarım gün sürer, sıkıcıdır ve sıkıcı işte hata yapılır. Aynı işi 60 satırlık bir Python betiği birkaç saniyede, her seferinde aynı biçimde yapar. Buna ofis otomasyonu (office automation) ya da iş akışı otomasyonu (workflow automation) denir.

Bu derste gerçek bir otomasyon betiğinin parçalarını kuracaksın: klasör düzenleme, toplu yeniden adlandırma, tarih damgalı yedek, e-posta hazırlama, PDF/Word dokunuşları, zamanlama ve dosya izleme. En önemlisi, otomasyonun güvenli olmasını sağlayan üç alışkanlığı öğreneceksin: kuru çalıştırma (dry-run), loglama ve geri alma. pathlib ve shutil ile ilk tanışmanı Dosya işlemleri ve Standart kütüphane turu derslerinde yapmıştın; burada onları bir iş sürecine dönüştürüyoruz.

Kural basit: sık tekrarlanan, kuralı yazıya dökülebilen ve hatası geri alınabilen işler otomasyonun ilk adaylarıdır.

Güvenli oyun alanı: geçici klasör

Otomasyon kodunu ilk kez gerçek "Belgeler" klasöründe denemek, yeni sürücünün otoyola çıkması gibidir. Her zaman önce geçici bir klasörde (temporary directory) dene. Bu sayfadaki örnekler tarayıcıdaki bellek içi dosya sisteminde çalışır; kendi bilgisayarında da aynı kod geçici klasör kullandığı için gerçek dosyalarına dokunmaz.

import tempfile
from pathlib import Path

kok = Path(tempfile.mkdtemp()) / "Gelen"
kok.mkdir()
for ad in ["Fatura_Ekim.PDF", "satislar.csv", "fis 01.jpg", "notlar.txt", "stok.xlsx"]:
    (kok / ad).write_text("örnek içerik", encoding="utf-8")

for dosya in sorted(kok.iterdir()):
    print(f"{dosya.name:20} uzantı={dosya.suffix.lower():6} boyut={dosya.stat().st_size} bayt")

Path.iterdir() klasördeki öğeleri, suffix uzantıyı, stat() boyut ve değişiklik zamanını verir. Uzantıyı her zaman .lower() ile karşılaştır: Windows'tan gelen dosyalar sıkça .PDF ya da .JPG olur.

Klasör düzenleme: uzantıya göre taşıma

İlk otomasyonumuz klasik "indirilenler temizliği". Önce bir kural tablosu (uzantı → kategori) kur, sonra her dosya için hedefi hesapla. Kodun iki aşamalı olduğuna dikkat et: önce plan (ne yapılacağını listele), sonra uygula. Bu ayrım dry-run'ı bedavaya getirir.

import tempfile, shutil
from pathlib import Path

KURAL = {".pdf": "Belgeler", ".docx": "Belgeler", ".txt": "Belgeler",
         ".csv": "Tablolar", ".xlsx": "Tablolar", ".jpg": "Görseller", ".png": "Görseller"}

def plan_yap(kok):
    plan = []
    for dosya in sorted(p for p in kok.iterdir() if p.is_file()):
        kategori = KURAL.get(dosya.suffix.lower(), "Diğer")
        plan.append((dosya, kok / kategori / dosya.name))
    return plan

def uygula(plan, dry_run=True):
    for kaynak, hedef in plan:
        etiket = "[DRY-RUN] " if dry_run else ""
        print(f"{etiket}{kaynak.name} -> {hedef.parent.name}/")
        if not dry_run:
            hedef.parent.mkdir(parents=True, exist_ok=True)
            shutil.move(kaynak, hedef)

kok = Path(tempfile.mkdtemp())
for ad in ["Fatura_Ekim.PDF", "satislar.csv", "fis01.jpg", "README"]:
    (kok / ad).write_text("x")

uygula(plan_yap(kok))              # önce yalnızca göster
uygula(plan_yap(kok), dry_run=False)
print(sorted(str(p.relative_to(kok)) for p in kok.rglob("*") if p.is_file()))

mkdir(parents=True, exist_ok=True) ara klasörleri de oluşturur ve klasör zaten varsa hata vermez. shutil.move farklı disk bölümleri arasında da çalışır; Path.rename ise aynı bölüm içinde daha hızlıdır ama Windows'ta hedef varsa hata verir.

Toplu yeniden adlandırma

Fiş fotoğrafları "IMG_4821.JPG", "Fiş - Şubat (son).jpg" gibi adlarla gelir. Arşiv için tutarlı bir ad kuralı belirle: tarih öneki + Türkçe karakter ve boşluk içermeyen gövde + sıra numarası. Tarih önekini YYYYMMDD biçiminde yazarsan dosya adına göre sıralama aynı zamanda kronolojik sıralama olur.

import re

TR = str.maketrans("çğıöşüÇĞİÖŞÜ", "cgiosuCGIOSU")

def sade(metin):
    metin = metin.translate(TR).lower()
    metin = re.sub(r"[^a-z0-9]+", "_", metin)
    return metin.strip("_")

adlar = ["Fiş - Şubat (son).JPG", "IMG_4821.jpg", "Kargo İrsaliyesi.jpg"]
for i, ad in enumerate(sorted(adlar), start=1):
    govde, _, uzanti = ad.rpartition(".")
    yeni = f"20261026_{i:03d}_{sade(govde)}.{uzanti.lower()}"
    print(f"{ad:25} -> {yeni}")

Tarih damgalı yedek

Bir klasörü değiştirmeden önce yedeğini almak en ucuz sigortadır. Yedek adına zaman damgası (timestamp) koy; eskileri belirli bir sayının üzerinde sil (rotasyon). Testlerde ve örneklerde sabit bir tarih kullan ki sonuç her çalıştırmada aynı olsun; gerçek betikte datetime.now() kullanırsın.

import tempfile, shutil
from datetime import datetime
from pathlib import Path

alan = Path(tempfile.mkdtemp())
kaynak = alan / "Muhasebe"
kaynak.mkdir()
(kaynak / "ekim.csv").write_text("tutar\n100\n")
yedekler = alan / "Yedekler"

for gun in [20, 21, 22, 23, 24]:
    an = datetime(2026, 10, gun, 18, 0)
    hedef = yedekler / f"Muhasebe_{an:%Y%m%d_%H%M}"
    shutil.copytree(kaynak, hedef)

# rotasyon: yalnızca en yeni 3 yedek kalsın
hepsi = sorted(p for p in yedekler.iterdir() if p.is_dir())
for eski in hepsi[:-3]:
    shutil.rmtree(eski)
    print("silindi:", eski.name)
print("kalan:", [p.name for p in sorted(yedekler.iterdir())])

Tek dosyalık arşiv istersen shutil.make_archive(str(hedef), "zip", kaynak) klasörü zip'ler. shutil.copy2 tek dosyayı değiştirilme zamanıyla birlikte kopyalar.

Otomasyonun riskleri: dry-run, log, geri alma

Elle yapılan hata bir dosyayı bozar; otomasyon hatası binlercesini aynı anda bozar. Bu yüzden profesyonel otomasyon betiklerinde üç emniyet kemeri vardır:

import logging, tempfile, shutil, io
from pathlib import Path

akis = io.StringIO()
logging.basicConfig(stream=akis, level=logging.INFO, format="%(levelname)s %(message)s", force=True)
log = logging.getLogger("duzenleyici")

kok = Path(tempfile.mkdtemp())
for ad in ["a.pdf", "b.csv"]:
    (kok / ad).write_text("x")

gunluk = []                       # geri alma günlüğü
for dosya in sorted(kok.glob("*.*")):
    hedef = kok / dosya.suffix[1:].upper() / dosya.name
    hedef.parent.mkdir(exist_ok=True)
    shutil.move(dosya, hedef)
    gunluk.append((dosya, hedef))
    log.info("taşındı %s -> %s", dosya.name, hedef.parent.name)

for kaynak, hedef in reversed(gunluk):  # GERİ AL
    shutil.move(hedef, kaynak)
    log.warning("geri alındı %s", kaynak.name)

print(akis.getvalue())
print(sorted(p.name for p in kok.iterdir() if p.is_file()))

logging modülünde mesajı %s yer tutucularıyla ver (f-string değil): seviye kapalıysa metin hiç oluşturulmaz. Gerçek betikte stream yerine filename="otomasyon.log" verirsin.

E-posta: mesajı oluşturmak ve göndermek

E-posta iki ayrı iştir: mesajı oluşturmak (başlıklar, gövde, ekler) ve göndermek (SMTP sunucusuna bağlanmak). Birincisi tamamen email.message.EmailMessage ile yapılır ve tarayıcıda da çalışır; ikincisi ağ ister.

from email.message import EmailMessage

msg = EmailMessage()
msg["From"] = "rapor@anadolumarket.com.tr"
msg["To"] = ", ".join(["mudur@anadolumarket.com.tr", "finans@anadolumarket.com.tr"])
msg["Subject"] = "Haftalık satış özeti - 43. hafta"
msg.set_content("Merhaba,\n\nBu haftanın özeti ektedir.\n\nOtomasyon Botu")
msg.add_alternative("<h3>Haftalık özet</h3><p>Toplam ciro: <b>182.450 TL</b></p>", subtype="html")
msg.add_attachment("magaza,ciro\nKadıköy,98200\nÇankaya,84250\n", subtype="csv", filename="ozet.csv")

print(msg["Subject"])
print(msg.get_content_type())
print([p.get_content_type() for p in msg.iter_parts()])
print([p.get_filename() for p in msg.iter_attachments()])

set_content düz metin gövdeyi, add_alternative aynı içeriğin HTML sürümünü ekler (istemci hangisini gösterebiliyorsa onu seçer). add_attachment metin için subtype, ikili veri (PDF, resim) için maintype ve subtype ister: msg.add_attachment(pdf_bytes, maintype="application", subtype="pdf", filename="fatura.pdf"). Ek eklenince mesaj otomatik olarak multipart/mixed olur.

Göndermek için smtplib kullanırsın. Bu kod ağ gerektirdiği için burada yalnızca gösterim:

import os, smtplib

kullanici = os.environ["SMTP_KULLANICI"]
sifre = os.environ["SMTP_SIFRE"]          # uygulama şifresi, ASLA koda yazma

with smtplib.SMTP_SSL("smtp.gmail.com", 465, timeout=30) as sunucu:
    sunucu.login(kullanici, sifre)
    sunucu.send_message(msg)

PDF ve Word dokunuşları

Ofiste en sık istenen iki iş: birçok PDF'i birleştirmek ve şablon bir Word belgesine veri doldurmak. pypdf ve python-docx bilgisayarında pip install pypdf python-docx ile kurulur; gerçek dosyayla görevler PDF ve Word belgeleriyle otomasyon dersinde, tarayıcıda çalışır.

from pathlib import Path
from pypdf import PdfReader, PdfWriter

yazici = PdfWriter()
for yol in sorted(Path("faturalar").glob("*.pdf")):
    okuyucu = PdfReader(yol)
    print(yol.name, len(okuyucu.pages), "sayfa")
    for sayfa in okuyucu.pages:
        yazici.add_page(sayfa)
yazici.write("ekim_faturalari.pdf")
print(PdfReader("ekim_faturalari.pdf").pages[0].extract_text()[:200])

from docx import Document

belge = Document()
belge.add_heading("Anadolu Market - Haftalık Rapor", level=1)
belge.add_paragraph("Bu hafta toplam ciro 182.450 TL oldu.")
tablo = belge.add_table(rows=1, cols=2)
tablo.rows[0].cells[0].text, tablo.rows[0].cells[1].text = "Mağaza", "Ciro"
for magaza, ciro in [("Kadıköy", "98.200"), ("Çankaya", "84.250")]:
    hucreler = tablo.add_row().cells
    hucreler[0].text, hucreler[1].text = magaza, ciro
belge.save("haftalik_rapor.docx")

Word şablonunda "{{musteri}}" gibi yer tutucuları değiştirmek gerekiyorsa Şablonla rapor üretme dersindeki Jinja mantığını docxtpl paketiyle Word'e taşıyabilirsin.

Zamanlama: betik kendiliğinden çalışsın

Betiği her pazartesi elle çalıştırmak otomasyonun yarısıdır. Üç yol var:

Cron ifadesi beş alandan oluşur: dakika saat gün ay haftagünü. * "her", 1-5 aralık, 8,12 liste, */15 "15'te bir" demektir; haftagünü 0 (ya da 7) pazardır. Yani */15 9-17 * * 1-5 "hafta içi 09:00-17:45 arası çeyrek saatte bir" anlamına gelir.

# pip install schedule
import time, schedule

def haftalik_rapor():
    print("rapor hazırlanıyor...")

schedule.every().monday.at("08:30").do(haftalik_rapor)
while True:
    schedule.run_pending()
    time.sleep(30)

Dosya izleme

"Klasöre yeni fatura düşer düşmez işle" senaryosu için iki yol var: watchdog paketi işletim sisteminin bildirimlerini dinler (pip install watchdog); daha basit ve her yerde çalışan yol ise yoklama (polling): belirli aralıkla klasörün anlık görüntüsünü (snapshot) alıp öncekiyle karşılaştırmak.

def anlik(dosyalar):
    """ad -> (boyut, değiştirilme zamanı) sözlüğü; gerçekte Path.stat() ile doldurulur"""
    return dict(dosyalar)

once = anlik({"a.pdf": (120, 1000), "b.csv": (40, 1000)})
sonra = anlik({"a.pdf": (150, 1060), "c.jpg": (900, 1061)})

eklenen = sorted(sonra.keys() - once.keys())
silinen = sorted(once.keys() - sonra.keys())
degisen = sorted(ad for ad in once.keys() & sonra.keys() if once[ad] != sonra[ad])
print("eklenen:", eklenen, "| silinen:", silinen, "| değişen:", degisen)

Sözlüklerin keys() görünümleri küme gibi davranır: fark (-) ve kesişim (&) doğrudan çalışır. Yarım kopyalanmış bir dosyayı işlememek için boyutun iki ardışık yoklamada değişmediğini görmeyi beklemek yaygın bir hiledir.

import json, traceback
from datetime import datetime

def calistir(is_fonksiyonu, ad, simdi=datetime.now):
    ozet = {"is": ad, "baslangic": simdi().isoformat(timespec="seconds"), "durum": "BAŞARILI",
            "islenen": 0, "atlanan": 0, "uyarilar": []}
    try:
        is_fonksiyonu(ozet)                    # iş, sayaçları ve uyarıları özete yazar
        if ozet["uyarilar"]:
            ozet["durum"] = "UYARILI"
    except Exception as e:
        ozet["durum"] = "HATA"
        ozet["hata"] = f"{type(e).__name__}: {e}"
        ozet["iz"] = traceback.format_exc(limit=3)
    ozet["bitis"] = simdi().isoformat(timespec="seconds")
    return ozet

def rapor_isi(ozet):
    for ad in ["ocak.xlsx", "subat.xlsx", "~$mart.xlsx"]:
        if ad.startswith("~$"):                # Excel'in açık dosya kilidi
            ozet["atlanan"] += 1
            ozet["uyarilar"].append(f"{ad} kilit dosyası, atlandı")
            continue
        ozet["islenen"] += 1

sabit = lambda: datetime(2024, 11, 4, 8, 30)
ozet = calistir(rapor_isi, "aylik_rapor", sabit)
print(json.dumps({k: v for k, v in ozet.items() if k != "iz"}, ensure_ascii=False))

import os, json, urllib.request

def webhook_gonder(ozet):
    govde = {"text": f"[{ozet['durum']}] {ozet['is']}: {ozet['islenen']} işlendi, "
                     f"{ozet['atlanan']} atlandı" + (f"\nHata: {ozet['hata']}" if "hata" in ozet else "")}
    istek = urllib.request.Request(os.environ["TEAMS_WEBHOOK_URL"], data=json.dumps(govde).encode("utf-8"),
                                   headers={"Content-Type": "application/json"}, method="POST")
    try:
        with urllib.request.urlopen(istek, timeout=10) as y:
            return y.status
    except OSError as e:
        print("Bildirim gönderilemedi:", e)    # bildirim hatası asıl işi düşürmesin

schtasks /create /tn "AnadoluRapor" /sc daily /st 07:45 ^
  /tr "C:\is\.venv\Scripts\python.exe C:\is\rapor.py" ^
  /ru "ANADOLU\svc_rapor" /rp * /rl LIMITED
schtasks /query /tn "AnadoluRapor" /v /fo LIST     # son çalıştırma zamanı ve sonucu
schtasks /run /tn "AnadoluRapor"                   # şimdi dene