“Talepten rapor brifine” dersinde talep sahibiyle konuşup KPI’ları yazdın. Bu ders o konuşmanın sözlüğünü veriyor: hangi sayı KPI’dır, hangisi yalnızca bir metriktir, hangi gösterge geleceği haber verir ve bir rapor kime göre nasıl kurulur? Somut bir tasarım örneği “Rapor tasarımı: bir vaka çalışması” dersinde.
Metrik, KPI, OKR
| Kavram | Tanım | Bu modelde örnek |
|---|---|---|
| Metrik (metric) | Ölçülebilen herhangi bir sayı. | Sipariş sayısı, ortalama kargo günü, ziyaretçi sayısı |
| KPI (anahtar performans göstergesi) | Bir hedefe bağlanmış ve karar için seçilmiş az sayıdaki metrik. Hedefi, eşiği ve sahibi vardır. | Net satış hedef gerçekleşmesi: 2024’te 747.065,70 ₺ / 763.200 ₺ = %97,9 |
| OKR (hedef ve anahtar sonuçlar) | Bir hedef cümlesi (Objective) ve onu ölçen 2–4 anahtar sonuç (Key Results). Genelde çeyreklik, iddialı. | Hedef: “Web kanalını kârlı büyütmek.” Anahtar sonuç: “Sepete ekleme oranı %28’den %32’ye.” |
Kural: Her KPI bir metriktir ama her metrik KPI değildir. Bir raporda 30 KPI varsa aslında hiç KPI yoktur; yalnızca metrik listesi vardır. Yöneticiye dönük bir sayfada 3–6 KPI yeterlidir.
Bir KPI kartı üç parçadan oluşur: değer, karşılaştırma (hedef ya da geçen yıl) ve durum (iyi / izlenmeli / kötü). Durumu metinle değil sayısal bir kodla üreten bir ölçü, renk, simge ve sıralama için tek kaynak olur (alıştırma 1).
Öncü ve gecikmeli göstergeler
- Gecikmeli gösterge (lagging indicator): Sonucu ölçer, olaydan sonra gelir. Net satış, kâr, müşteri kaybı. “Ne oldu?” sorusunu cevaplar; değiştirmek için geç kalmışsındır.
- Öncü gösterge (leading indicator): Sonucu önceden haber veren davranışı ölçer. Sepete ekleme oranı, yeni müşteri sayısı, web ziyaretçisi. Bugün hareket edersen yarının sonucu değişir.
Bu modelde web hunisi Ekim–Kasım 2024’ü kapsıyor. Ziyaret adımındaki 900 ziyaretçinin 254’ü sepete ekledi (%28,2), 88’i satın aldı (%9,8). Kaynaklara göre bakınca E-posta’dan gelenlerde sepete ekleme %36,3, Reklam’dan gelenlerde %20,9. Satış gerçekleşmeden önce, sepete ekleme oranı hangi kaynağın daha verimli olduğunu gösteriyor. Yeni müşteri sayısı da öncü bir göstergedir: 2022’de 32, 2023’te 45, 2024’te 59.
Rapor türleri
| Tür | Kullanıcı | Soru | Ne gerekir? |
|---|---|---|---|
| Stratejik | Üst yönetim | “Yıllık hedefe göre neredeyiz?” | Az KPI, uzun dönem eğilim, hedef ve geçen yıl karşılaştırması; aylık güncelleme yeterli |
| Taktik | Bölüm yöneticisi | “Bu çeyrek hangi kategori geride, ne yapmalı?” | Hedef sapması, kategori ve bölge kırılımı, bir sonraki adıma geçiş |
| Operasyonel | Saha ekibi, depo | “Bugün hangi sipariş gecikiyor?” | Sık yenileme, liste ve uyarı, eşik renkleri, az grafik |
| Analitik | Analist | “Neden iade arttı?” | Esnek filtre, detaya inme, dağılım ve yapay zekâ görselleri, ayrıntı tablosu |
Bir sayfa iki türü birden taşımaya çalışınca ikisini de kötü yapar. Stratejik bir sayfaya 40 satırlık bir sipariş listesi eklemek yerine detay sayfasına geçiş koy.
Gestalt ilkeleri ve düzen
Gestalt ilkeleri, gözün ayrı öğeleri nasıl grup olarak algıladığını anlatır. Raporda “bu kutular birbirine ait” mesajını kenarlıksız verebilirsin:
- Yakınlık (proximity): Birbirine yakın öğeler grup sayılır. Satış kartı ile hedef kartı yan yana, kargo kartı biraz uzakta olsun.
- Benzerlik (similarity): Aynı renk ya da şekil aynı anlamı taşır. “Hedef” her grafikte aynı gri kesikli çizgi olsun.
- Çevreleme (enclosure): Hafif bir arka plan dikdörtgeni içindeki görselleri tek bölüm yapar. Satış bölümü ve operasyon bölümü ayrı zeminlerde dursun.
- Süreklilik (continuity): Göz bir çizgiyi izler. Aynı x eksenini paylaşan grafikleri alt alta hizala; okuyucu ayı yukarıdan aşağı takip eder.
Tasarımcıların dört temel kuralı da aynı sonuca götürür: karşıtlık (contrast) önemli sayıyı büyük ve koyu yapar; tekrar (repetition) aynı yazı tipi, renk ve kart biçimini her sayfada kullanır; hizalama (alignment) görselleri ortak bir ızgaraya oturtur; yakınlık ilgili öğeleri toplar, ilgisizleri ayırır.
Ters piramit: özet, eğilim, ayrıntı
Gazetecilikte en önemli bilgi ilk cümlededir. Raporda da aynı sıra işler:
- Üstte özet: KPI kartları. “İyi mi, kötü mü?” sorusu 5 saniyede cevaplanır.
- Ortada eğilim ve karşılaştırma: Aylık seri, hedef çizgisi, kategori sıralaması. “Ne zaman, nerede?”
- Altta ya da başka sayfada ayrıntı: Tablo, ürün listesi, detay sayfası. “Hangi kayıtlar?”
Okuyucu yukarıdan aşağı indikçe soru daralır, ayrıntı artar. Kullanıcı her katmanda durabilir; çoğu yönetici ilk katmanda durur.
İlgi çeken ama süssüz tasarım
Duygusal ve ilgi çekici tasarım süs demek değildir. Gereksiz 3B efekt, gölge, arka plan resmi ve dekoratif simgeler (chartjunk) okuyucunun dikkatini veriden çalar. İlgiyi şunlarla kazan:
- Bulgu başlığı: “Kategoriye göre satış” değil, “2024’te Hediye hedefin %16 gerisinde”.
- Kitlenin dili: Ölçü adları yerine iş terimleri (“Net satış”, “İade oranı”).
- Tek vurgu rengi ve anlamlı simgeler (▲ ▼). Rengin anlamı her sayfada aynı.
- Karşılaştırma: Tek başına sayı duygu uyandırmaz; “geçen yıla göre %86,4 büyüme” uyandırır.
Benimsenmeyi ölçmek: kullanım ölçümleri
Bir rapor kullanılmıyorsa başarısızdır, ne kadar güzel olursa olsun. Power BI Service’te rapor açıkken Diğer seçenekler (…) → Kullanım ölçümlerini aç (Open usage metrics); ya da çalışma alanı listesinde raporun yanındaki … → Kullanım ölçümleri raporunu görüntüle.
- Rapor son 90 günü gösterir ve günde bir güncellenir; veri 24 saate kadar gecikebilir.
- Görüntüleme sayısı, tekil görüntüleyen, kullanıcı başına görüntüleme, sayfa bazında görüntüleme ve platform (tarayıcı ya da mobil) gibi ölçümler içerir.
- Raporu görmek için içerikte düzenleme iznin olmalı ve yöneticinin ilgili kiracı ayarını açık bırakmış olması gerekir. Kişisel çalışma alanında (My workspace) çalışmaz.
- Raporu kopyalayıp filtre bölmesindeki rapor filtresini kaldırırsan çalışma alanındaki tüm raporların kullanımını görürsün. Yeni sürüm önizlemede, raporun üstündeki anahtarla açılır.
Hangi sayfa hiç açılmıyor? Kullanıcıların çoğu ilk sayfada mı kalıyor? Bu sorular bir sonraki sürümün brifini yazar.
Rapor kontrol listesi
- Sayfanın türü (stratejik, taktik, operasyonel, analitik) ve kullanıcısı tek cümleyle yazılabiliyor mu?
- Her KPI’ın hedefi, eşiği ve sahibi var mı? Metriklerden ayrılmış mı?
- Her gecikmeli KPI’ın yanında en az bir öncü gösterge var mı?
- Sıra özet → eğilim → ayrıntı mı?
- Gruplar yakınlık ve çevrelemeyle mi kurulmuş, kenarlık kalabalığıyla mı?
- Süs öğesi kaldırıldığında mesaj kayboluyor mu? Kaybolmuyorsa o öğe gereksizdir.
- Yayımladıktan bir ay sonra kullanım ölçümlerine bakma tarihi takvimde mi?