Raporların çoğu kötü grafik yüzünden değil, yanlış soruya cevap verdiği için kullanılmaz. Desktop’u açmadan önce 30 dakikalık bir görüşme ve bir sayfalık bir belge, sonradan üç tur düzeltmeyi önler. Bu belgeye rapor brifi diyoruz.
Belirsiz talebi netleştirmek
Satış müdürü yazıyor: “Bana bir satış raporu lazım, her şey olsun.” “Her şey” bir gereksinim değildir. Şu soruları sor ve cevapları not et:
| Soru | Neden sorulur? | Örnek cevap |
|---|---|---|
| Raporu kim kullanacak? | Kitle ayrıntı düzeyini ve dili belirler. | Satış müdürü ve 3 bölge sorumlusu |
| Rapora bakınca hangi kararı vereceksin? | Kararı olmayan grafik süstür. | Hangi kategoriye kampanya bütçesi kaydırılacak |
| Ne sıklıkla bakacaksın? | Yenileme saatini ve varsayılan dönemi belirler. | Her pazartesi sabahı, haftalık toplantıdan önce |
| Hangi ayrıntıya kadar inmen gerekiyor? | Modelin tanecikliğini ve detay sayfasını belirler. | Kategori ve ürün; tek tek sipariş gerekmez |
| Neye göre iyi ya da kötü diyeceksin? | Karşılaştırma ölçütü olmayan sayı yorumlanamaz. | Hedefe ve geçen yıla göre |
| “Satış” derken neyi kastediyorsun? | İptal, iade, KDV, indirim tanımları farklı sonuç verir. | İptaller hariç, indirim sonrası tutar |
| Herkes her şeyi görebilir mi? | Satır düzeyi güvenlik gerekir mi? | Bölge sorumlusu yalnızca kendi bölgesini görür |
| Nerede bakacaksın? | Mobil düzen gerekir mi? | Masaüstünde; yolda telefonda yalnızca KPI’lar |
Tek sayfalık brif şablonu
Görüşmenin sonunda cevapları aşağıdaki şablona yaz, talep sahibine gönder ve onay iste. Onaylanan brif, projenin sözleşmesidir: yeni bir istek gelirse brife eklenir ya da sonraki sürüme kalır.
| Alan | Satış müdürü örneği |
|---|---|
| Amaç | Haftalık toplantıda hedeften sapan kategorileri bulmak ve kampanya bütçesini yeniden dağıtmak. |
| Kitle | Satış müdürü (tüm veri), 3 bölge sorumlusu (kendi bölgesi). |
| Ana sorular | 1) Yıl içinde hedefe göre neredeyiz? 2) Hangi kategori geride ve geçen yıla göre nasıl? 3) Satış hangi kanaldan geliyor? |
| KPI’lar | Net satış, hedef gerçekleşme %, sipariş başına ortalama tutar, mobil kanal payı, iptal oranı (tanımlar aşağıda). |
| Filtreler | Yıl, çeyrek, bölge, kanal. Varsayılan: içinde bulunulan yıl. |
| Kaynaklar | Satislar, Hedefler, Urunler, Musteriler, Tarih tabloları. |
| Güncelleme | Her gün 06:00 yenileme; pazartesi 07:30’da e-posta aboneliği. |
| Kapsam dışı | Sipariş düzeyinde liste, temsilci primleri (ayrı rapor). |
| Sahip ve onay | Talep sahibi, rapor geliştiricisi, veri sahibi; onay tarihi. |
KPI tanımını ölçüye çevirmek
Her KPI için üç satır yaz: iş tanımı (talep sahibinin cümlesi), DAX ölçüsü ve bilinen bir değer. Bilinen değer, test sırasında rapordaki sayıyı doğrulamanı sağlar. Bizim modelde 2024 için:
| KPI | İş tanımı | Ölçü | 2024 |
|---|---|---|---|
| Net satış | İptaller hariç, indirim sonrası tutar | [Net Satış] | 747.065,70 ₺ |
| Hedef gerçekleşme | Net satış ÷ aylık kategori hedeflerinin toplamı | [Hedef Gerçekleşme %] | %97,9 (hedef 763.200 ₺) |
| Ortalama sepet | İptal olmayan sipariş başına net satış | [Ortalama Sepet] | 1.515,35 ₺ (493 sipariş) |
| Mobil payı | Mobil kanalın net satıştaki payı | Alıştırmada yazacaksın | %46,4 |
| İptal oranı | İptal satırı ÷ tüm satırlar | [İptal Oranı %] | %8,0 |
Görüşmede müdür bir cümle ekledi: “Ortalama sepette iadeleri de saymayalım.” İlk akla gelen çözüm hazır ölçüye bir filtre eklemektir:
Sepet (hatalı deneme) = CALCULATE([Ortalama Sepet], Satislar[Durum] <> "İade")
Sonuç değişmez: hâlâ 1.492,57 ₺ (tüm yıllar). Sebep, [Net Satış] ve [Sipariş Sayısı] ölçülerinin içinde zaten Satislar[Durum] <> "İptal" filtresi olmasıdır. İçteki CALCULATE aynı sütuna yeni filtre koyunca dıştaki filtrenin üzerine yazar; iade yeniden hesaba girer. Doğru yol, iki durumu tek filtrede dışlayan yeni bir ölçü yazmaktır (alıştırma 1). Doğru sonuç tüm yıllar için 1.496,08 ₺.
Sayfa yerleşimi taslağı
Taslak, gerçek veriyle değil kutularla çizilir: kâğıtta, PowerPoint’te ya da Power BI’da boş şekillerle. Amaç, talep sahibinin “evet, aradığım bu” demesini veri bağlamadan önce almaktır. Okuma yönü Z desenini izler:
| Bölge | İçerik | Cevapladığı soru |
|---|---|---|
| Üst şerit (sol → sağ) | 4 KPI kartı: Net satış, Hedef gerçekleşme, Ortalama sepet, Mobil payı; her birinin altında geçen yıla göre fark | 1. soru: Neredeyiz? |
| Orta sol | Aylık net satış ve hedef çizgisi | 1. soru: Eğilim ne yönde? |
| Orta sağ | Kategoriye göre hedef gerçekleşme (yatay çubuk, sıralı) | 2. soru: Kim geride? |
| Alt | Kategori × kanal matrisi; ürün detayına geçiş | 3. soru ve ayrıntı |
| Üst ya da sol kenar | Yıl, çeyrek, bölge, kanal dilimleyicileri | Filtreler |
Taslaktaki her kutunun yanına brifteki hangi soruya cevap verdiğini yaz. Hiçbir soruya bağlanmayan kutu taslaktan çıkar. Düzen ilkeleri için “Rapor tasarımı: bir vaka çalışması”, görsel türü için “Doğru görseli seçmek” derslerine bak.
Kabul kriterleri
“Rapor bitti mi?” sorusunun cevabı brifte önceden yazılı olmalı. Her kriter ölçülebilir olsun:
- Doğruluk: 2024 net satışı finansın kapanış raporuyla en fazla %0,5 farklı (beklenen 747.065,70 ₺).
- Tanım: Her KPI kartının araç ipucunda brifteki iş tanımı yazıyor.
- Güvenlik: Bir bölge sorumlusu hesabıyla test edildi, başka bölge görünmüyor.
- Hız: Sayfa, Performans Analizi’nde 3 saniyenin altında yükleniyor.
- Kullanım: Müdür, yardım almadan üç ana soruyu 2 dakikada cevaplayabiliyor.
- Güncellik: Pazartesi aboneliği bir hafta boyunca zamanında geldi.